Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA)
El cumplimiento de FERPA no es algo que ningún proveedor de tecnología pueda hacer por usted; la privacidad de los estudiantes es un esfuerzo de equipo y requiere colaboración para proteger a los estudiantes.
nQuest fue diseñado para permitir que las universidades cumplan con los requisitos de FERPA al realizar investigaciones de estudiantes mientras usan nQuest.
Las leyes de privacidad estatales y locales pueden variar, y distintas universidades pueden interpretar sus requisitos de FERPA de diferentes maneras. nQuest puede trabajar con usted para garantizar que se cumplan los requisitos específicos de cumplimiento de su institución.
Registros estudiantiles
Sección titulada «Registros estudiantiles»nQuest no determina qué forma parte y qué no forma parte del registro de un estudiante. Sin embargo, ayuda a las universidades a garantizar que los posibles registros estudiantiles sean localizables para cumplir con los requisitos de acceso del titular de los datos.
Configurar nQuest para FERPA
Sección titulada «Configurar nQuest para FERPA»Toda institución con requisitos de cumplimiento de FERPA debe solicitar a nQuest que marque su cuenta como protegida por FERPA. Trabaje con su asesor legal y con el equipo de nQuest para determinar si el personal de nQuest debe ser designado como funcionarios escolares de FERPA.
Compartimentos
Sección titulada «Compartimentos»La función de acceso de Compartimentos, que niega el acceso de forma predeterminada y permite anularlo, es ideal para administrar diversas consideraciones relacionadas con FERPA.
Configurar un Compartimento FERPA y establecer la lista de acceso para incluir únicamente a los usuarios y grupos designados como funcionarios escolares de FERPA evita que los funcionarios no escolares vean incluso la existencia de casos etiquetados como FERPA, aunque un funcionario escolar los comparta accidentalmente.
Configurar un compartimento FERPA-LEU permite ocultar de la divulgación las investigaciones de la Unidad de Aplicación de la Ley, incluso durante las actividades de cumplimiento de FERPA. Recomendamos no otorgar acceso al compartimento FERPA-LEU a ninguna persona que no forme parte del departamento legal o de una Unidad de Aplicación de la Ley, con el fin de reducir el riesgo de clasificación incorrecta.
Para obtener más información sobre los compartimentos, consulte Compartimentos.
Entidades
Sección titulada «Entidades»Los investigadores deben asegurarse de que una investigación de un estudiante incluya una referencia a una entidad de sujeto FERPA Student con el número de identificador del estudiante investigado y etiquetada con un rol FERPA Direct. Los roles FERPA Indirect también son un concepto y potencialmente pueden ayudar con el cumplimiento.
Una vez hecho esto, el caso debe etiquetarse en el nivel de resumen como asociado directamente con un estudiante, lo que permite generar rápidamente reportes de FERPA cuando sea necesario.
Para obtener más información sobre las entidades, consulte Nodos de Entidad.
Contenido privado
Sección titulada «Contenido privado»El contenido real de un caso (en lugar de sus resúmenes, reportes de caso y archivos adjuntos a nivel de caso) es privado de forma predeterminada cuando se asigna únicamente a un usuario individual.
Según las políticas de su institución, podría tratar esos elementos como notas personales preparadas para referencia del investigador en la mayoría de las circunstancias. Si decide usar el producto de esta manera, podemos realizar algunas personalizaciones para deshabilitar la creación de un registro estudiantil o mostrar una advertencia al hacerlo.
Acceso obligatorio automático
Sección titulada «Acceso obligatorio automático»Toda cuenta configurada como Administrador FERPA también tiene automáticamente acceso de visor de resumen a cualquier caso relacionado directamente con una entidad sujeta a FERPA. Estos administradores deben agregarse a cualquier compartimento utilizado para proteger información estudiantil sujeta a FERPA.
Esto garantiza que puedan ver cualquier caso que potencialmente esté sujeto a divulgación conforme a FERPA y cualquier caso que deban divulgar.
Notas FERPA
Sección titulada «Notas FERPA»Si una cuenta está etiquetada como protegida por FERPA, se habilita la funcionalidad de nota FERPA.
Esto permite que un administrador FERPA cargue una Nota FERPA —un tipo especial de archivo adjunto de caso— en cualquier caso que pueda ver (los casos de LEU pueden quedar exentos, si se configura correctamente).
Estas notas se muestran al mismo nivel que la demás información general del caso, lo que le ayuda a cumplir los requisitos que permiten a los estudiantes agregar notas a sus registros estudiantiles.